資格管理は人材一覧で行えますが、「資格管理」といっても、One人事タレントマネジメントでの管理方法はいろいろなやり方で可能です。
持っている資格を一覧で見たいのか、特定の資格保有者の分布図を見たいのか、保有必須資格を有効期限と一緒に管理したいのか、などなど、用途によって作成するシートが変わってきます。
人ごとに保有資格一覧を見たい
人ごとに持っている資格を一覧で見たいときは、データシートの作成がおすすめです。
最も手軽な管理方法で、途中で登録したい資格が増えたときも管理者（Adm）による設定変更の手間が少ないという利点があります。
レイアウト設定のポイント
レイアウトはどの形式でもよいですが、表示したい項目が少ない場合はドロップダウンやチェックボックスをおすすめします。
『テキストボックス』で、資格名を入力するための項目を設定します。
『カレンダーパーツ』で、「取得日」などの項目を設定してもよいでしょう。
資格名項目に利用するパーツ
保有資格を従業員本人に入力させるケースもあると思います。その場合、「どんなパーツを使用するか」もポイントになります。
『テキストボックス』は、資格名を入力するための項目に便利です。『プルダウンリスト』も利用可能です。
プルダウンリストを利用すると、あらかじめ入力してほしい資格名の選択肢を設定することができます。チェックボックスも同様です。
- テキストボックス →自由に資格名を入力できるが、表記の揺れがある
- ドロップダウン →表記揺れがないが、選択肢にない資格は入力不可
テキストボックス型
チェックボックス型
ドロップダウン型
検索機能の利用
人材データベース＞人材一覧の『詳細検索』から、「この資格を持っている人は誰か？」が検索できます。
資格名入力欄を『テキストボックス』で設定した場合はフリーワード検索、『ドロップダウン』『チェックボックス』で設定した場合は選択肢から資格名を選んで検索ができます。
資格名項目をプルダウンリストで作成した検索
設定した資格名の選択肢から選んで検索を行います。
表記揺れがないため正確な検索が行えますが、選択肢の数が多いと資格名を探す手間もかかります。
資格保有者の割合や分布図を見たい
特定の資格保有者の割合や分布図を見るなど、資格データを分析に利用したい場合はデータシート設定でシートを作成してください。
保有者の割合は各種シート、分布図はクロス分析、保有者数の推移などはダッシュボードで見ることができます。
便利に使える分、「どのような分析を行いたいのか」によってレイアウト設定時に利用するパーツにも違いがあるなど設定時に注意が必要です。
円グラフや棒グラフで保有者の割合を見たい
円グラフや棒グラフは、『各種シート』で見ることができます。
組織ごとに保有者の分布図を見たい
分布図は『クロス分析』で見ることができます。
保有者数の推移を見たい
資格保有者数の推移は『ダッシュボード』で見ることができます。
保有必須資格を有効期限と一緒に管理したい
会社での必須資格が有効期限付きのものだった場合、保有者の管理とともに有効期限のチェックも必要になります。
日付パーツを利用し、有効期限が近付いている人を抽出する方法もあります。
検索機能の利用
人材データベース＞人材一覧の『詳細検索』から、「この資格を持っている人／持っていない人は誰か？」「有効期限が近付いている人／過ぎている人は誰か？」が検索できます。
- この資格を持っている人はだれ？
- この資格を持っていない人はだれ？
- 有効期限が近付いている人はだれ？
- 有効期限が過ぎている人はだれ？
こんな時は、下記の検索方法で簡単に管理できます。
- 「取得の有無」をチェックボックスで入力して検索
- 「資格名」で検索
- 「日付」で期間指定をして検索
- 「有効期限」の月や年で検索
日付パーツで作成された項目も分析機能で利用することができます。
見やすいデータにするためには、取得／未取得などの選択項目を設定すると簡単に把握できます。