運用テストは重要です
人事評価の設定が完了したら、フォームやワークフロー、権限設定が正しく反映されているかをの検証テストを行います。
- 不足しているステップやフローはないか？
- 足りない評価項目やフォームはないか？
- 自動計算式は問題なく動いているか？
- 閲覧制限をかけている項目はきちんと表示されていないか？
上記以外にも検証する箇所は、評価運用において多数あります。
本番での人事評価を開始する前に、必ず検証テストを実施することをお勧めします。
ダミーメンバーでのテスト
テストを行うメンバーを決定します。
管理者役、対象者（被評価者）役、一次評価者役、二次評価者役など、イベントのワークフローに応じて評価に関わるメンバーを設定します。
テストに必要な人数
ワークフローで設定した参加者の役割の数＋管理者1人が必要となります。
例えば評価のワークフローで参加者の役割を、被評価者(対象者)、一次評価者、二次評価者と設定していた場合、参加者の数3＋管理者1の、合計4名のテスト担当メンバーが最低限必要となります。
- テスト実施メンバーが足りない場合
テスト実施メンバーを複数人揃えることが難しい場合は、ダミーメンバーを人材一覧に登録し、1人の担当者が複数役をこなしながら実施することも可能です。
ただし、前述のとおり検証テストの目的は
- 想定した表示になっているか
- 動作に不備はないか
といったことを漏れなくチェックすることなので、なるべく複数の方で確認作業を行うことをおすすめします。
ユーザーロールの変更とダミーメンバー
テスト実施メンバーと管理者（Adm）ユーザー
参加者役でテストを行うメンバーは、アカウント管理で『管理者（Adm）ユーザー』と紐づいていないメンバーを設定します。
管理者（Adm）ユーザーは、設定に関わらず全ての項目が閲覧／編集可能となるため「評価フォームの権限設定が想定通りになっているか」を確認できません。
※管理者（Adm）ユーザーと紐づいているメンバーでテストする場合は、検証中だけ一時的に一般ユーザー権限に設定を変更します。
ダミーメンバー、ダミーユーザーでテストをする場合
検証テスト実施用のダミーメンバーを登録する場合は、人材一覧のメール項目に評価イベントURLを受け取るメールアドレスも設定をお願いします。
もし従業員の方々がログインIDをお持ち（ユーザーとして登録されている）の場合は、ユーザー登録の有無により受け取るURLが変わるため、ダミーユーザーの作成も必要となります。
ダミーメンバーの作り方
- ①セットアップ＞メンバーで新しいメンバーを追加
- ②必須入力となっている項目とメールアドレスを入力
- ※このメールアドレスは既存のメンバーに登録されているものでも構いません。
- ③保存する
- ※ダミーメンバーを作成する場合は、ご契約いただいているプランの上限値を超えないようにご注意ください。
ダミーユーザーの作り方
- ①セットアップ＞アカウントで新規作成を行う
- ②ログインID(メールアドレス)にユーザーIDに利用されていないメールアドレスもしくはダミーアドレスを入力する
- ③任意のパスワードを入力する
- ④紐付けメンバーに作成したダミーメンバーを選択する
- ⑤アカウント種別を一般ユーザー、アクセス管理で適切なロールを指定する
- ⑥保存する
テスト用の対象者／参加者を設定する
検証テストの担当メンバーが決まったら、次に該当メンバーを実際の評価イベントの対象者・参加者として設定します。これは、どのメンバーが誰の評価を行うか、被評価者と評価者を紐づける設定となります。
評価イベントの開始
対象者・参加者の設定ができたら評価イベントの検証テスト開始します。
One人事タレントマネジメント管理者によるイベントの開始・通知の作業、被評価者・評価者による入力や各ステップの確定作業を行います。
ここでは本番を想定した検証を行ってください。
①フェーズの変更・メールの送信(管理者役)
まずイベントに入力などが行えるよう、フェーズを「開始前」から変更します。別途『ワークフロー設計』で設定した、最初のフェーズに変更します。
フェーズを変更しただけでは対象者・参加者はイベントが開始されたことが分からないので、メールで通知を行う必要があります。
メール送信の詳細は評価開始の通知をするをご覧ください。
②フォームの入力(対象者役／参加者役)
メール通知の場合はメール本文のURLをクリック、ユーザーに登録してありログインが必要な場合はログイン後にイベントへ遷移することができます。
入力フォームを開いたら実際に入力してください。設定した計算式や判定式は正しいか、入力させたい項目は入力できるか、閲覧設定した項目が見えているか、などを重点的にチェックしてください。
③アクションの確定／差し戻し(対象者役／参加者役)
入力が完了したら、画面右上の『確定する』を押して確定します。
【人事評価の回答フロー】
１．通知メールのURLをクリックして、回答画面を表示します。
２．最初のステップは「申請前」となっています。このステップでは被評価者の情報、評価者の情報を入力し、「確定する」ボタンをクリックします。
３．次のステップの担当者にシステムの自動送信機能で通知メールが届きます。通知メールのURLをクリックして、回答画面を表示します。
①内容に不備、または変更が必要な場合は「差し戻す」ボタンをクリックします。
②「一時保存」ボタンをクリックで、入力内容の一時保存が可能です。
③内容を入力して、「確定する」ボタンをクリックします。
ステップより、2〜3を繰り返し